Mail Merging के हो र कसरी गर्ने


Microsoft Word मा तयार पारिएको कुनै "एउटा पत्र" व्यक्तिगत रुपमा धेरै जनाको नाममा पठाउनु पर्यो भने Mail Merging सुविधा सहयोगी टुल हुन सक्छ। यसको लागि सर्वप्रथम २ कुरा तयार पार्नुपर्नेहुन्छ।
  • MS Excel मा पाउने व्यक्तिको Table
  • MS Word मा पत्र
क. सर्वप्रथम पत्र पाउने व्यक्तिको Table  तल दिइएको ढाँचामा MS Excel मा तयार पार्नुहोस्। Table तयार पार्नुहुँदा Table       Heading (क्र.स., गाविस आदि) अवश्य लेख्नुहोला।
ख. अब पत्र तयार पार्नुहोस्। यहाँ नमुना पत्रको प्रयोग गरिएको छ।

अब Mail Merging गर्न निम्नानुसार गर्नुहोस्।
  1. MS Word को Mailings Tab मा click गर्नुहोस्।
  2. "Select Recipients" मा click गर्ने र "Use Existing List" मा click गर्नुहोस्।
  3. "Select Data Source" Window  खुल्छ। अघि तयार पार्नुभएको Excel फाइल खोल्नुहोस्।

  4. Excel  भित्रको Sheet छान्नुहोस र Ok मा click गर्नुहोस्।
  5. तल चित्रमा देखाइएझैं पहिला 1 र 2 मा click गर्नुहोस्।
  6. "Insert Merge Field"  बाट Table Heading  click गर्नुहोस। तल चित्रमा देखाइएझैं 1 भित्रको "नाम" मा click  गर्दा 2 मा जस्तो देखिन्छ।
  7. पत्र कस्तो देखिन्छ भनेर हेर्न "Preview Results" मा click गर्नुहोस्।
  8. "Finish & Merge" भित्र "Edit Individual Document" मा click गर्नुहोस।
  9. "All" मा tick गरी Ok गर्नुहोस्।
  10. व्यक्तिगत पत्र नयाँ Word फाइलमा खुल्छ। आवश्यकता अनुसार यसलाई सच्याउन अथवा प्रिन्ट गर्न सक्नुहुनेछ।









This article/tutorial is written by Yadav Shrestha, ICTV DDC BHOJPUR. For feedback, please comment on the article below.
Share on Google Plus

About Author (Yadav Shrestha)

This portal "ICT for Local Bodies" is written by various individuals - ICT Experts and ICT Volunteers working under MoFALD/LGCDP with an aim of integrating ICT at Local Governance. The author is this post is mentioned at the end of the article itself (with their Google+ profile alongside). Learn more about ICT4LB KMDB here.